你的办公桌会说话!ZT

沿着秦淮河边走

　“桌面形象”需要用心经营
办公室内，一言一行都需要智慧，你那“一亩三分田”——办公桌更是你的长期“形象代言人”。一年即将过去，你有没有把它好好经营？你会常常收拾办公桌吗？记者随机抽查10个职场白领，9个都会回答：“会。”或者一周一次，或者每天抽5~10分钟时间来整理，大部分人是为了工作起来更舒服、方便。资深的白领则会好心提醒：你的辛苦

　　每天十几分钟整理办公桌
　　在某单位业务交流研讨会上，主管领导向全体工作人员介绍了他不算经验的一条“经验”：每天下班后，一定要抽出十几分钟时间，将自己的办公桌的桌面整理一遍。批示完毕的文件，一定要转交出去，绝不能在自己手里过夜；暂时没有用的文件，一定要存入档案柜，绝不能杂乱地堆在眼前；需要处理的文件，一定要整理好放在办公桌显著的位置，绝不能对待办的事情心中无数。然后，在整理完毕的桌前，认真总结一遍今天的工作，计划一遍明天的工作。他说若能每天坚持这么做，一定会有收获。
　　他解释道：可千万别小看这不起眼的十几分钟。整理好自己的桌面，其实是一个打理工作的过程。
　　将批示文件转出，就是不要让紧急事件在自己这里搁置，往往一搁置，就很容易忘记，很容易造成重大失误；将无用文件存起来，就是千万不要让过去的事情、没用的东西占据自己有限的大脑，而感觉还有许多事情要做，产生紧张情绪，这对心理、工作都无益；将待办文件整出来，就是千万别让日后的工作盲目无序，一定要分清轻重缓急，做到心中有数，这样各项工作才不会拖、不会误。这样一来，工作质量不提高都是不可能的了。
　　老板会“以桌取人”
　　Helen在超级忙乱的市场部工作，桌面上总有乱七八糟的文件、文书一大堆，大家习以为常，也就不觉得突兀，要找文件的时候往往嬉笑着一起找。不过有资深的白领就会好心提醒她：虽然不像学校里老师巡查一样正规，但老板或者上司确实会悄悄通过桌面来观察一个职员的处事作风。
　　做文秘助理的陈先生，经常跟着上司工作，也会以上司的思维去“以桌取人”。 他觉得，一张办公桌就如同人的一张脸，从桌面风格就可以看出这个人的个性和对生活的态度。例如，他们办公室的Amy是个大忙人，经常出差，一回来电话打个没完没了，桌子长期被一层又一层摊开的各种文件所覆盖。
　　陈先生指出，这样的桌子确实显示她比别人忙，不过说话多，实事做得少，可见她出差的时候效率也高不到哪里去。再看另外一张桌子，不用看本人，从新丁小伍的桌面就看得出他是一个刚参加工作的人：学生时期的奖杯奖牌都放在桌子的一角，给人感觉像是在炫耀自己的能力，显示了他可能充满野心，凡事求成心切。那些桌面很少有工作之外杂物的办公桌，主人一般是踏实认真的，私生活和工作严格分开。
　　好习惯需要培养
　　有调查公司对美国、英国、澳大利亚、德国和法国5个国家的2600名经理人进行的调查结果显示，48%的受访者喜欢乱而有序的办公桌风格，占了最多数。这类办公桌上虽然东西很多，但是牵扯到工作方面的文件却不可思议地整齐。各种文档分门别类，排列非常合理而且具有逻辑性，给人感觉专业又不会太严肃。
　　60%的国外职场人表示，这样的习惯需要通过后天的训练来养成。在美国，不少家庭在孩子很小的时候，就引导他们使用一些工具，比如使用一些标签机给他们的桌椅编好名字，来培养孩子细节管理的能力。当他们长大进入办公室后，他们同样会通过这些从小培养起来的习惯来管理他们的办公桌。
　　六招打造高效办公桌
　　你的办公桌看起来像垃圾堆吗？是不是要花很多时间找数据？日本知名设计师佐藤可士和建议，着手整理办公桌之前，要先回归到一个基本问题：“自己是否真的需要该项物品？”也就是说，要大刀阔斧地舍弃多余的东西。
　　原则1：办公桌面空无一物，才是理想状态
　　办公桌是工作平台，不是摆放物品的仓库，非摆在桌面不可的东西，大概只有计算机跟电话，就算要放置当下会用到的东西，也要在工作结束后马上收拾干净。
　　原则2：每件物品放在固定位置
　　建立固定的工作模式，也会事半功倍，例如办公桌的第一层抽屉放工具书，第二层抽屉放文具。一旦养成了习惯，不但可以保持桌面清洁，还能马上掌握所有物品的位置。
　　原则3：东西无法定位时，要设法解决
　　笔筒塞满了，很多人就会把笔乱放，造成桌面更凌乱。因此，重点在于不能让物品误入其他空间，要限制在固定位置的范围里，并随时检视、整理。
　　原则4：文件或数据只保留最终版本
　　相较于文具，文件或数据更容易积累，但整理原则大致相同，亦即“排除相同物品、保留最后一份”。像企划书这类会不断更新的文件，只需保留结案后的最终版本。此外，最好也要将资料都数字化。
　　原则5：为需要的物品设定优先级
　　如果文件和文具以外的物品也不断地增加，请先假设自己买了一张新桌子，然后将所有东西都摆在桌上，再将绝对需要的物品收进抽屉里，其他一律不放置。如能谨慎挑选，必定能迅速减少物品数量。
　　原则6：规划一个“自由空间”
　　对于一时不知如何分类的东西，可以先把柜子的空置处当做一个自由空间，暂时放置，短则3天,长则1周，就得把这些东西清掉，维持视觉的清爽。